关于整理移交积存档案材料的通知

中科大

关于整理移交积存档案材料的通知 机关各部、处、室： 　 根据教育部《高等学校档案管理办法》和《中国科学技术大学档案管理办法》的有关规定，档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，也是永久保存和提供利用本校档案资料的直属支撑机构。 　 近期，我校机关部门办公场所面临搬迁，需要整理积存的各类文件材料。为防止档案材料流失，特就整理移交积存档案材料有关事宜通知如下： 　 1.机关各部门在搬迁之前需集中人力整理各类文件材料，将具有保存利用价值的文件材料保留，集中交付本部门兼职档案员统一整理，不得据为己有和随意处置。 　 2.机关各部门兼职档案员应该根据本部门的文件材料归档范围整理出需要移交学校档案馆保存的档案材料，登记造册，及时移交到学校档案馆。 　 3.移交档案有电子文件的应该一并移交。 　 4.复印件不能作为档案移交。 　 5.档案馆组织人力对各部门移交的档案材料进行分类整理，著录入库保存，编制目录，以便检索利用。 　 6.机关各部门整理积存档案材料工作中遇有疑问，学校档案馆配合完成整理工作。 　 7.各部门积存档案主要有：本部门制定的文件材料；涉及我校的外单位来文；本单位组织召开的会议材料；本单位行使职能过程中产生的过程文件材料；重要照片、录音录像；奖杯、奖状、奖牌、证书等实物档案。 　 特此通知。 中国科学技术大学 2013年4月12日